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Jens Falk IT ist einer davon :-)
Was gilt und was nicht bezüglich der GoBD? Nicht nur mittelständische Unternehmensverantwortliche sind unsicher, welche Vorschriften in Bezug auf die digitale Aufbewahrung von Dokumenten bestehen, die in der GoBD zusammengefasst sind. Um Klarheit zu schaffen, haben wir hier die häufigsten Mythen und Irrglauben aufgeführt und richtig gestellt.
Einige Software-Hersteller werben damit, dass sie angeblich GoBD-zertifiziert sind. Bitte beachten Sie, dass dies keine Bedeutung hat und mit hohen Kosten verbunden ist, die dann an die Kunden in Form hoher Lizenz- und Wartungsgebühren weitergegeben werden. Lassen Sie sich von diesen verlockenden Werbemitteln in Ihrer Entscheidung nicht beeinflussen und setzen Sie lieber auf einen DMS-Anbieter und IT-Dienstleister, der Sie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation unterstützt!
"Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwareprodukte wie z. B. optische Speicher gibt es nicht. Die GoBD messen Zertifikaten Dritter keine Bedeutung zu. Die Revisionssicherheit einer Lösung wird individuell beim einzelnen Anwenderunternehmen geprüft und beinhaltet die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Nutzung der eingesetzten Hard- und Softwaresysteme, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie den sicheren Betrieb. Der ausschließliche Betrieb eines elektronischen Dokumentenmanagements ist somit also nicht ausreichend." (Seite „Revisionssicherheit“. In: Wikipedia – Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 21. Dezember 2022, 20:24 UTC. URL: https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Revisionssicherheit&oldid=229072662 [Abgerufen: 17. Februar 2024, 11:23 UTC])
Funktionen zur Sicherung sowie Wiederherstellung von Dokumenten und Einstellungen sind unabdingbar. Dabei sollte die Datensicherung manuell oder automatisch vom System erstellt werden. Eine Dokumentation jeglicher Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten ist genauso wünschenswert wie das Festhalten von Benutzeraktionen wie z.B. das Öffnen, Versenden, Exportieren etc. von Dokumenten. Über ein mehrstufiges Löschkonzept, das sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema Datenschutz und GoBD orientiert, können Dokumente in einen virtuellen Papierkorb verschoben und erst dann von autorisierten Benutzern unter Berücksichtigung hinterlegter Aufbewahrungsfristen zum Löschen freigegeben und endgültig aus dem Archiv entfernt werden.
Laut der internationalen „Association for Intelligent Information Management (AIIM)“ umfasst ein DMS die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten („Content“) zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in Unternehmen. Im Folgenden gehen wir auf die einzelnen Komponenten näher ein.
- Erfassen
Voraussetzung für den Einsatz von DMS ist, dass Dokumen- te digitalisiert und die darin enthaltenen Informationen aus- gelesen werden In der Regel beinhalten DMS sogenannte Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologien Hierbei handelt es sich um eine automatisierte Volltexterkennung, die die Dokumenteninhalte zuverlässig ausliest. - Verwalten
Das Verwalten von Dokumenten bildet die zentrale Komponente eines DMS. Hier geht es unter anderem darum, die Dokumente den berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen und angelegte Versionen nachvollziehbar darzustellen. - Speichern
Wie bereits beschrieben, werden die Inhalte bei der Dokumentendigitalisierung bereits erkannt. Diese Informationen lassen sich dafür nutzen, die Dokumente nach ihrem Typ wie beispielsweise Rechnung, Bestellung oder Vertrag automatisiert zu klassifizieren und in dem DMS in dem entsprechenden Ordner abzulegen. - Bewahren
Im Gegensatz zum bloßen Speichern zielt diese Komponente darauf ab, dass Dokumente langfristig und revisionssicher zur Verfügung stehen. Somit stellen Unternehmen sicher, dass sie die gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinien wie zum Beispiel die GoBD erfüllen. Die Abkürzung steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. - Bereitstellen
Last, but not least soll ein DMS sicherstellen, dass alle erfassten Dokumente standortunabhängig den jeweiligen Personen zur Verfügung stehen.
Der Einsatz eines digitalen DMS eröffnet zahlreiche Vorteilen. Vor allem stehen sämtliche Dokumente allen berechtigten Mitarbeitern zentral zur Verfügung.
Werden hingegen Dokumente papierbasiert aufbewahrt, kann immer nur eine Person auf dieses zugreifen.
Eine papierbasierte Ablage kann noch so gut organisiert sein. Dennoch müssen Aktenordner, Hängeregister oder ähnlichem verwendet werden. Wenn dann das gewünschte Dokument gefunden und aus der Ablage entnommen wurde, ist es für alle anderen nicht verfügbar.
Bei einem DMS hingegen genügt die Eingabe eines Suchbegriffs und das Dokument wird sofort angezeigt, und zwar unabhängig davon, ob es jemand anderer zeitgleich aufgerufen hat.
Alle Dokumente sind lesbar und sicher aufbewahrt. Zudem lässt sich jede Änderung lückenlos nachvollziehen. Das hilft nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern optimiert gleichzeitig die Arbeit im Unternehmen. Mehrere Nutzer können parallel und zudem ortsunabhängig auf die jeweils aktuelle Version zugreifen, wodurch unnütze und teure Doppelarbeit vermieden wird.
- Zeit- und Kostenersparnis
In einem DMS sind sämtliche Dokumente und Informationen zentral vereint Dort können sie schnell gefunden und per Mausklick angezeigt werden Das Suchen in Aktenordnern, E-Mail- Postfächern oder in der Ablage von Kollegen entfällt. - Standortunabhängiges Arbeiten
Auch aus dem Homeoffice können Mitarbeiter auf sämtliche geschäftsrelevante Informationen genauso schnell zugreifen wie im Büro. Der Zugriff auf ein DMS ist von mehreren Nutzern gleichzeitig und ortsunabhängig möglich. - Verbessern der Transparenz
Oft arbeiten mehrere Mitarbeiter an einem Dokument und nehmen Änderungen vor. Die Frage, die sich dann stellt, ist, welches die aktuelle Version ist. Wenn Mitarbeiter mit ihrer eigenen Ablage arbeiten, ist dies kaum nachvollziehbar. Dagegen stellt ein DMS sicher, dass alle Änderungen zentral vorgenommen werden und über eine Versionshistorie jederzeit transparent rückverfolgbar sind. So gehören Missverständnisse und lange Rückfragen der Vergangenheit an. - Unmittelbare Auskunftsfähigkeit
Sachbearbeiter können Kundenanfragen zu Bestellungen oder Rechnungen beantworten, auch wenn der zuständige Kollege nicht verfügbar ist Dies wiederum trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei. - Einhaltung von Fristen
Verträge rechtzeitig zu kündigen oder Rechnungen schnell zu bezahlen, um Skontomöglich keiten zu nutzen, funktioniert nur dann, wenn die dazugehörigen Dokumente verfügbar sind und mithilfe einer Wiedervorlagefunktion rechtzeitig bearbeitet werden. Mit einem DMS kann diese Fristeinhaltung gewährleistet werden.
Viele Unternehmen scheuen die Digitalisierung geschäftsrelevanter Dokumente, weil sie befürchten, gegen gesetzliche Vorgaben zu verstoßen und dann bei einer Betriebsprüfung „durchzufallen“. Diese Ungewissheit ist allerdings völlig unberechtigt, wenn ein paar wenige Dinge beachtet werden. Mit einer digitalen Archivierung werden Ihre steuerpflichtigen Dokumente sicher aufbewahrt. Bei einer papierbasierten Archivierung ist dies nicht unbedingt gegeben, beispielsweise im Fall eines Wasserschadens. Zudem müssen Dokumente mit persönlichen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt aufbewahrt werden, um Missbrauch zu verhindern. Auch dies ist mit einer papierbasierten Ablage wesentlich schwieriger sicherzustellen als mit einem digitalen Archiv.
Wie Dokumente aus steuerrechtlicher Sicht aufzubewahren sind, schreiben die GoBD vor. Sie sind seit dem 1. Januar 2015 gültig und wurden im November 2019 aktualisiert. Das Schreiben des BMF zu den GoBD kann auf den Internetseiten des Bundesministeriums für Finanzen abgerufen werden.
Ein entscheidendes Element, das Sie im Fall einer Betriebsprüfung vorlegen müssen, ist die sogenannte Verfahrensdokumentation. Mit dieser weisen Sie nach, dass Sie die Anforde- rungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) erfüllen. Das hört sich zunächst schlimmer an als es ist. Ihre Aufgabe besteht lediglich darin, transparent und lü- ckenlos zu dokumentieren, wie Sie Daten und Belege erfassen, verarbeiten, aufbewahren und entsorgen. Dabei beschreiben Sie nicht nur die Abläufe, sondern auch welche Hard- und Software zum Einsatz kommen, mit welchen Maßnahmen Sie Daten und Dokumente gegen Ver- lust oder Veränderungen schützen und welche Datenzugriffsmöglichkeiten Sie im Rahmen einer Steuerprüfung zur Verfügung stellen. Mithilfe von Mustervorlagen für eine Verfahrensdokumen- tation aus dem Internet und Hilfestellungen einiger DMS-Anbieter ist dies umsetzbar. Sie sollten eine Verfahrensdokumentation allerdings nicht nur als reine Pflichtaufgabe sehen. Vielen Unternehmen hilft sie dabei Prozesse zu verstehen und zu verbessern. Manches wird bei genauerem Hinsehen vereinfacht. Dabei hilft die Digitalisierung und ein DMS enorm weiter.
Hinweis: Einige Software-Hersteller werben damit, dass sie angeblich GoBD-zertifiziert sind. Bitte beachten Sie, dass dies keine Bedeutung hat und mit hohen Kosten verbunden ist, die dann an die Kunden in Form hoher Lizenz- und Wartungsgebühren weitergegeben werden. Lassen Sie sich von diesen verlockenden Werbemitteln in Ihrer Entscheidung nicht beeinflussen und setzen Sie lieber auf einen DMS-Anbieter und/oder Dienstleister, der Sie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation unterstützt.